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ビジネスで打ち合わせをメールで依頼するときに使える文例集のまとめ

打ち合わせを打診する際のメールの文例になります。

コピー&ペーストでご自由にお使いください。

クライアントとの打ち合わせ前に社内にて日程調整を行うビジネスメールの文例

To:相手(打ち合わせに同行する人全員)のメールアドレス

cc:社内の関係者全員(打ち合わせには同行しないが、進捗を報告する必要のある人全員)のメールアドレス、メーリングリストのアドレス


件名:【〇△様(クライアント名)】打ち合わせの日程調整につきまして

△△さん
〇+さん

お疲れ様です。

〇〇です。

先ほど〇△様(クライアント名)のご担当者様からお電話がありまして、
◎◎プロジェクト(仮称)につきまして、一度、関係者を集めた上で、
今後について打ち合わせをしたいとのご要望を承りました。

そこで、早速でございますが、来週にも打ち合わせを打診したいと思います。

社内のカレンダーを確認しまして、都合が良さそうな日時を下記にピックアップ
致しました。

<候補日時>

△月△日(○)午前○時~○時
△月△日(○)午後○時~○時
△月△日(○)終日

上記日時で、問題があります場合はお声掛け頂くか、メールにてご返信をお願いします。

引き続き、よろしくお願いいたします。

<署名>

受託者からクライアント担当者への打ち合わせ依頼を行う際のビジネスメールの文例

To:相手(担当者)のメールアドレス

cc:関係者全員(社内、社外を含む)のメールアドレス

bcc:toやccには入れないが、メールを送りたい人のアドレスはここに


件名:【株式会社△△(自社名)】打ち合わせの日程につきまして

株式会社〇△

〇〇様

cc:関係各位

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の○○です。

先ほどはお電話にて、ありがとうございました。

早速でございますが、◎◎プロジェクト(仮称)に関しまして、
今後のスケジュールをはじめ、諸々の検討事項の打ち合わせを
お願いしたく存じます。

下記に複数の候補日時を記載いたしましたので、恐れ入りますが、
御調整の上、ご希望日時をご返信いただけますでしょうか。

<候補日時>

△月△日(○)午前○時~○時
△月△日(○)午後○時~○時
△月△日(○)終日

いずれの日時も、ご都合が悪い場合は再度、弊社にて調整
いたしますので、遠慮なくお申し付けください。

また、その他、ご不明な点やお気づきの点がございましたら、
お気軽にご連絡頂けますでしょうか。

どうぞ、よろしくお願い申し上げます。

<署名>

受託者からクライアント担当者へプレゼンのための打ち合わせをお願いするビジネスメールの文例

To:相手(担当者)のメールアドレス

cc:関係者全員(社内、社外を含む)のメールアドレス

bcc:toやccには入れないが、メールを送りたい人のアドレスはここに


件名:【株式会社△△(自社名)】打ち合わせの日程につきまして

株式会社〇△

〇〇様

cc:関係各位

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の○○です。

先日はお忙しいところ、貴重なお時間をいただきまして、
誠にありがとうございました。

早速でございますが、◎◎プロジェクト(仮称)に関しまして、
弊社の提案資料がご用意出来ましたので、是非一度、お打合せを
お願いできますと幸いです。

下記に複数の候補日時を記載いたしましたので、恐れ入りますが、
御調整の上、ご希望日時をご返信いただけますでしょうか。

<候補日時>

△月△日(○)午前○時~○時
△月△日(○)午後○時~○時
△月△日(○)終日

いずれの日時も、ご都合が悪い場合は再度、弊社にて調整
いたしますので、遠慮なくお申し付けください。

また、その他、ご不明な点やお気づきの点がございましたら、
お気軽にご連絡頂けますでしょうか。

どうぞ、よろしくお願い申し上げます。

<署名>

クライアント(発注者)から受託者へ打ち合わせをお願いするビジネスメールの文例

To:相手(担当者)のメールアドレス

cc:関係者全員(社内、社外を含む)のメールアドレス

bcc:toやccには入れないが、メールを送りたい人のアドレスはここに


件名:【株式会社〇△(自社名)】打ち合わせの日程について

株式会社△△

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇△の○○です。

先日は悪天候の中、弊社までご足労頂まして、誠にありがとうございました。

御社よりご提案頂きましたた◎◎プロジェクト(仮称)について、
上長も交えて、社内で検討を重ねました。

そこで、幾つか質問や確認事項が出てまいりましたので、改めて一度
打ち合わせをお願いできますでしょうか。

下記に複数の候補日時を記載いたしましたので、恐れ入りますが、
御調整の上、ご希望日時をご返信いただけますでしょうか。

<候補日時>

△月△日(○)午前○時~○時
△月△日(○)午後○時~○時
△月△日(○)終日

いずれの日時も、ご都合が悪い場合は再度、弊社にて調整
いたしますので、遠慮なくご連絡ください。

どうぞ、よろしくお願いいたします。

<署名>

打ち合わせをメールで依頼する際の注意点

〇メールアドレスを複数入れる場合の順番について

Toやccの使い方は企業によって様々です。歴史の長い大企業などでは、役職の高い人ほど先に入れましょう。そういったことを気にしない企業もありますが、大手企業の場合は細心の注意を払うことをお勧めします。

〇メールは内容によって新しく作りましょう

打ち合わせの調整を他の内容のメールと混同するのはできるだけ避けましょう。毎日、膨大なメールのやり取りをしている方は、件名でそのメールをいつ開くべきかということを判断しています。また、後で検索するときにも分かりやすくするためです。想定されるのは、メールはpcで見て、当日にスマホなどを使って出先で検索する場合などです。

〇件名にはクライアント名や自社の名前などをなるべく入れましょう

これもほぼ、上と同じ理由です。

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